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    事業者のマイナンバーの取扱い

    • [2020年6月22日]
    • ID:8655

    事業者のみなさまもマイナンバー(個人番号)を取扱います。

     国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続きで使用がはじまります。それに伴い事業者のみなさまも、税や社会保険の手続きで、従業員などのマイナンバーを取扱います。

    マイナンバーの利用・提供例

     ・ 税関係(源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書など)

     ・ 雇用保険関係(雇用保険被保険者資格取得(喪失)届など)

     ・ 健康保険・厚生年金関係(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届など)

    マイナンバーついて準備しましょう

     マイナンバーの取得は、法令に定められている場合のみに可能です。まずは対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要です。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。

     6つの導入チェックリスト

      ① マイナンバーを取り扱う担当者を決めましょう。

      ② マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的を伝え、番号の確認と身元の確認をしましょう。

      ③ マイナンバーが記載された書類は、かぎがかかる棚や引き出しに保管しましょう。

      ④ ウイルス対策ソフトを最新盤にするなど、セキュリティ対策を行いましょう。

      ⑤ 退職や契約終了で従業員のマイナンバーが必要なくなったら、確実に廃棄しましょう。

      ⑥ 従業員にマイナンバー制度周知のための研修や勉強会を行いましょう。

     

     必要な準備

      ① マイナンバーを適正に扱うための社内規定づくり

        (基本方針、取扱規程の策定など)

      ② マイナンバーに対応したシステム開発や改修

        (人事、給料、会計システム等への対応など)

      ③ 特定個人情報の安全管理措置の検討

        (組織体制、担当者の監督、区域管理、漏洩防止、アクセス制御など)

      ④ 社内研修・教育の実施

        (特に総務・経理部門などマイナンバーを取扱う事務を行う従業員への周知徹底など)

     

    マイナンバー取扱いの注意点

     マイナンバー制度では、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報)の適正な取扱いが

    求められています。マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

    注意点1 取得

     マイナンバーの取得は、法令で定められた場合だけに限られます。

    〇 利用目的をきちんと明示する必要があります。

      法律の範囲内で利用目的を特定して明示しておく必要があります。

    〇 マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行います。

      取得の際は他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。

      従業員が扶養家族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養家族の本人確認をすることになります。

    注意 本人確認には「身元確認」と「番号確認」が必要です。

      ・ マイナンバーカードをもっている場合

        身元確認と番号確認が、カード1枚で可能です。

      ・ マイナンバーカードをもっていない場合

        以下のもので、身元確認と番号確認をしてください。

       身元確認(運転免許証orパスポートなど) + 番号確認(通知カードor住民票(マイナンバー付きなど)

    注意点2 利用・提供

     事業者は税や社会保障に関する手続書類に従業員等のマイナンバーなどを記載して、役所に提出!

    〇 利用目的以外の利用・提供はできません。

      マイナンバーの利用・提供例

      ・ 税関係(源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書など)

      ・ 雇用保険関係(雇用保険被保険者資格取得(喪失)届など)

      ・ 健康保険・厚生年金関係(健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届など)

     ※ マイナンバーは、社員番号や顧客管理番号としては使えません。

    注意点3 保管・廃棄

     マイナンバーが記載された書類の保管は必要がある場合だけに限られます。

    〇 必要がある場合に限り、保管し続けることができます。

      翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合など

    〇 不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。

      マイナンバーを事務で利用しなくなった場合、保存期間を経過した場合など

     ※ 年度ごとにファイリングするなど、廃棄や削除を前提に「保管体制」を確認しましょう。

    マイナンバー制度の問い合わせ

     マイナンバーについてより詳しく知りたい方は、次のコールセンター・ウエブサイトなどを利用してください。

    マイナンバー総合フリーダイヤル

    電話 0120-95-0178(無料)

    ・平日9:30~22:00 土曜日・日曜日祝 9:30~17:30(年末年始を除く)

    (英語・中国語・韓国語・スペイン語・ポルトガル語対応も同様の時間です。)

    〇 音声ガイダンスに従って、お聞きになりたい情報のメニューを選択してください。

     ①通知カード・マイナンバーカードに関するお問い合わせ      「1番」

     ②マイナンバー制度に関するお問い合わせ               「2番」

     ③マイナンバーカードの紛失盗難について               「3番」

     

    ※ 英語・中国語・韓国語・スペイン語・ポルトガル語対応のフリーダイヤル

    ・ マイナンバー制度に関すること          0120-0178-26

    ・ 「通知カード」、「マイナンバーカード」または、「紛失・盗難によるマイナンバーカードの一時利用停止について」

                                0120-0178-27

    (英語以外の言語については、平日9:30~20:00までの対応となります。)

    マイナンバーウエブサイト

    法人番号

     法人には13桁の法人番号が指定され、マイナンバーとは異なり、どなたでも自由に利用可能です。

    法人番号とは

     〇 法人番号の対象

       法人番号は、会社法その他の法令の規程により設の登記をした法人、国の機関、地方公共団体のほか、これら以外の法人または人格のない社団等であって、法人税・消費税の申告納税義務または給与等に係る所得税の源泉徴収義務を有することとなる団体に国税庁長官が法人番号を指定します。

     〇 法人番号の公表

       法人番号は、名称・所在地と共にインターネット上で公表され、データダウンロードも可能です。

    法人番号の問い合わせ

     法人番号についてより詳しく知りたい方は、次のウエブサイトなどを利用してください。

    法人番号ウエブサイト

    お問い合わせ

    羽村市役所 財務部 情報管理課
    電話: 042-555-1111 (情報管理係)内線515