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市民活動団体が会員名簿を作るときの注意点について(個人情報保護法の改正に伴う対応について)

[2017年6月16日]

市民活動団体が会員名簿を作るときの注意点について(個人情報保護法の改正に伴う対応について)

平成27年9月に個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)が改正され、平成29年5月30日から施行されました。
改正前は5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業所は対象外とされていましたが、改正後は全ての事業者に個人情報保護法が適用されます。
この事業者には町内会・自治会や同窓会などの団体も該当します。 

個人情報を集めたり、保管したりする場合の注意点

個人情報を集める前

利用目的の特定について

個人情報の利用目的をあらかじめ特定してください。

※会員名簿を作成して配布する場合は、「会員名簿を作成し、名簿に掲載されている会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要があります。

 

本人がら個人情報を集めるとき

利用目的の通知・公表について

本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示してください。
※会員名簿を作成して配布する場合は、個人情報を集める際に配布する用紙に利用目的を記載する必要があります。


個人情報を保管しているとき

安全管理措置について

集めた個人情報の漏えい防止のため、盗難・紛失等のないように適切に管理してください。
※会員名簿を作成して配布する場合は、名簿の配布先に対しても盗難・紛失等のないように適切に管理するように注意を呼びかけてください。

保有する個人情報の訂正について

集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に訂正するための手続き方法などを本人に周知し、必要に応じて訂正してください。
※会員名簿を作成して配布する場合は、個人情報を集める際に配布する用紙に訂正などに関する問合せ先などを記載し、本人からの訂正が連絡がに適切に対応してください。

本人同意の取得

本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得てください。
ただし「法令に基づく場合」「人の財産を守る場合」「委託先に提供する場合」など同意を得なくても提供できる場合もあります。
※会員名簿を作成して配布する場合は、「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えて上で任意で個人情報を提出してもらえれば、同意を得たこととなります。

提供に関する記録義務

提供先などを記録し一定期間保管が必要です。
※会員名簿を作成して配布する場合は、名簿を一定期間保管する必要があります。

委託先の監督

個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う必要があります。
※会員名簿を印刷業者に委託する場合は、個人情報の適切な管理を実施するなど確認する必要があります。


参考資料など

個人情報保護委員会では、「自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項(個人情報保護法の改正に伴う対応)」を公表しておりますので参考にしてください。

出典:個人情報保護委員会ウェブサイトhttps//:www.ppc.go.jp/personal/pr/


「自治会・同窓会向け 会員を作るときの注意事項(個人情報保護法の改正に伴う対応について)」

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個人情報保護質問ダイヤル

個人情報保護法質問ダイヤル03-6457-9849(受付時間:土曜日・日曜日祝日及び年末年始を除く9時30分から午後5時30分)に問い合わせてください。

お問い合わせ

市民生活部地域振興課

電話: 042-555-1111 (地域振興係)内線202 (市民活動センター係)内線631

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