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あしあと

    平成20年度第3回羽村市個人情報保護審議会会議録

    • [2010年3月1日]
    • ID:1274
    平成20年度第3回羽村市個人情報保護審議会審議録
    1 日時平成21年2月25日(水曜日)午後6時~午後7時15分
    2 場所市役所3階庁議室
    3 出席者会長 井上克己 副会長 中村孝文 委員 下里和夫、岡本晴彦、平田飛斗美、木村行男
    4 欠席者なし
    5 議題 審議1 羽村市定額給付金支給事務について(担当課:企画課)
    審議2 子育て応援特別手当について(担当課:子育て支援課)
    報告1 母子家庭自立支援教育給付金事業・母子家庭高等技能訓練促進費事業(担当課:子育て支援課)
    6 傍聴者0人
    7 配布資料・羽村市個人情報保護審議会付議依頼書、保有個人情報取扱事務届出事項、定額給付金事業の概要(資料1)
    ・羽村市個人情報保護審議会付議依頼書、個人情報取扱事務届出事項、子育て応援特別手当とは(資料2)
    ・保有個人情報取扱事務届出事項、個人情報保護審議会資料(資料3)
    8 会議の内容審議1 羽村市定額給付金支給事務について
    (木村委員) 預金通帳のコピーはどの部分をとるのか。

    (実施機関) 金融機関名と口座番号と口座名義人が記されている部分のコピーをいただく。通帳の表紙または表紙から1枚目である。

    (木村委員) 申請書に押す印鑑は、印鑑登録されている印鑑によるのか。

    (実施機関) 三文判でも構わない。

    (木村委員) 他に市で口座振込を行う事務はあるのか。

    (実施機関) 手当の給付や水道料金、税金の還付などを、口座振込で行っている。今回のように、全ての世帯の口座のデータを保有するのは初めてである。

    (中村委員) 口座番号などの集めたデータのセキュリティは保証されるのか。

    (実施機関) 電子データについては、情報システム課にサーバを置き、端末のみを事務を行う部署に置くこととし、部屋には全て鍵をかける。紙媒体で出てくるデータについては、羽村市情報セキュリティポリシーに基づき、適正な処理を行う。
    電算システム自体はリースを行うが、リースの終了時には、国防省仕様の処理でデータを削除する。職員立会いのもと、全てデータを削除する。

    (木村委員) 情報漏えいの事故においては、コピーにより流出することが多いが、その対策はどうするのか。

    (実施機関) 電子データについては、情報システム課のサーバにのみ保有し、そのサーバについては、情報システム課の職員のみが接触できるようになっている。そのサーバからLANケーブルで会議室にある端末につなぐが、端末には外部出力端子は持たせないこととする。USB端子についても、ロックをかけて、使用できないようにする。
    紙媒体のものについては、厳重に管理し、使用後は庶務課の職員の立会いのもと、溶解処理にて廃棄する。

    (井上会長) データは外に持ち出すのか。

    (実施機関) 口座番号のパンチを委託するときに、委託業者へ持ち出すことになる。持ち出し、返却の際には職員が立会い、数についても必ず確認を行う。税の確定申告等と同様の方法である。

    (岡本委員) 申請書だけでなく、身分証明書や預金通帳のコピーも保管するのか。

    (実施機関) 国の監査の対象となるので、監査が終わるまでは、これらのコピーも保管する。

    (岡本委員) 窓口での申請の場合はコピーは必要ないというがどういうことか。

    (実施機関) 身分証明書については、職員がチェックしてお返しする。預金通帳については、国の方針で、窓口でコピーを取ることとされている。金融機関の混乱を防止するため、申請書に記載された口座番号をコピーと照らして、職員が再度確認を行うとされているため、コピーが必要となる。全国的に同一の取り扱いである。

    (平田委員) どれくらいの期間書類を保管するのか。

    (実施機関) 5年である。

    ≪意見≫
    特になし。

    ≪結果≫
    公益上必要であると判断されることから運用することで了承を得た。

    審議2 子育て応援特別手当について
    (岡本委員) 申請書に添付する証明書等の写しは、定額給付金の申請と兼ねて提出するのか。

    (実施機関) 窓口は1本で行うので、あわせて1部のみ提出いただく。子育て応援特別手当ての対象者の方については、申請書は定額給付金とあわせて2通いただくが、1通の返信用封筒で一度に申請いただき、添付書類も1部のみ提出いただく。なお、振込はそれぞれ別に行う。

    (下里委員) 対象者については、形式的に住民基本台帳のデータで判断するのか。実際に子どもを養育しているかなどの実態調査は行うのか。

    (実施機関) 国からの指導により、事務の簡略化のため原則として住民票のみで判断する。

    (中村委員) 水道の給水契約はどの場合に必要なのか。

    (実施機関) まず、申請書を簡易書留で各世帯に送り、それが戻ってきてしまった場合には再度往復はがきを送付し、それでも返信がなかった世帯について、市民課が住民基本台帳法上の調査権を持っているので、この権限で水道課において、実際に給水を受けているかの確認を取る。このために給水契約者の情報をいただく。

    (木村委員) そのやり方は、国から指導のあるものなのか、羽村市だけなのか。

    (実施機関) これまでも、市民課で住民票の調査を行うときに、このやり方でやっている。市は、住民が本当に住んでいるかどうかの実態調査を定期的に行うこととされており、その中のひとつとして水道の給水の状態を確認している。このやり方にのっとったものである。

    ≪意見≫
     特になし。

    ≪結果≫
    公益上必要であると判断されることから運用することで了承を得た。

    報告1 母子家庭自立支援教育給付金事業・母子家庭高等技能訓練促進費事業
    (井上会長) 本人が申請をするのか。

    (実施機関) そのとおりである。

    (木村委員) この事業を今新たに始めるのはなぜか。

    (実施機関) 国の方針で、母子家庭の自立支援策を強化してきており、その方針に沿っている。母子家庭の自立のためには、母子家庭の母が安定した雇用を得られるよう就労支援が重要であるため、この事業を始めるものである。

    (井上会長) 目的外利用の内容はどのようなものか。

    (実施機関) 課税状況について、申請時に本人から同意をいただき、課税課に照会をかけるものである。

    (中村委員) この事業を悪用するような者の申請があった場合はどうするのか。

    (実施機関) 給付金自体は、受講期間の半分以降について給付するものである。このため、前半について、きちんと費用を自分で負担し、単位を取得しているかについて、市の方で確認を行い、卒業の見込みのある方にのみ給付を行う。

    (中村委員) 卒業をしても試験に受からないなど資格が取れない場合には、どうなるのか。

    (実施機関) 卒業さえしていれば、給付の対象とする。特に返還は求めない。給付の手続自体は、書類のみで審査をするのではなく、できるだけ母子相談員による面接を行いながら、対象者の状況を把握して給付決定するものである。その後、きちんと通学していれば、給付を行う。

    (下里委員) 結果として卒業できなかった場合はどうなるのか。

    (実施機関) 卒業は絶対条件ではない。ただし、月ごとの給付であるので、毎月、きちんと通学しているかどうか学校から状況の報告をもらい確認をする。実績がなければ給付は停止する。

    (下里委員) 授業料の額に関係なく、一律に10万3千円支給することになるが、授業料の方が安い場合は想定されないのか。

    (実施機関) 専門学校だと、2年から3年通うことになり、総額で300万から400万円かかる。授業料の方が安いということは、考えられない。

    (岡本会長) 課税世帯か非課税世帯かの判断は、申請時にのみ行うのか。

    (実施機関) 毎年確認する。申請時に本人から同意をいただき、実施機関において課税課へ照会をかけ、調査する。